Sale del cierre del mes
Se cierra el mes y de ahí salen el reporte y el archivo, con todas las planillas que ese mes contenga. Sin exportar a Excel ni acomodar columnas.
Riesgos del trabajo · RT Virtual
Reporte del INS listo para RT Virtual: se sube el TXT y se declara
MasQuePlanillas te da las dos cosas del mismo cierre mensual: el reporte para revisar, y el archivo TXT que se sube a RT Virtual. Sale certero — sin acomodar columnas ni buscar datos que faltan.
El archivo que recibe RT Virtual
El TXT del INS sale certero, y por una buena razón
La planilla de riesgos del trabajo se presenta en RT Virtual, el sistema del INS. Se puede digitar ahí adentro, trabajador por trabajador, o subir un archivo TXT con toda la planilla del período.
Y acá viene una diferencia que conviene conocer si ya presentás la de la Caja: el archivo del INS es mucho más sencillo que el del SICERE. Los montos van con el decimal escrito y las fechas en formato legible. No hay que armar posiciones ni traducir novedades a códigos.
Por eso MasQuePlanillas no te hace revisar un borrador antes de exportarlo, como sí pasa con el SICERE. Acá el archivo sale y se sube.
Formato directo
Montos con decimal y fechas legibles: el archivo del INS no exige la gimnasia de códigos que exige el del SICERE.
Se sube y se declara
El TXT entra a RT Virtual tal como sale. Sin retoques a mano.
¿Presentás también la de la Caja? Esa es harina de otro costal: el archivo del SICERE es exigente y por eso lleva borrador y validaciones antes de exportarse. Así funciona el reporte SICERE.
El sistema del INS
Qué es RT Virtual y qué significa presentar la planilla del INS
RT Virtual es el sistema en línea del Instituto Nacional de Seguros donde el patrono declara su planilla de riesgos del trabajo. Es el equivalente del INS a lo que la Oficina Virtual es para la CCSS: la ventanilla por donde entra la información de cada período.
Presentar la planilla del INS significa reportarle a la aseguradora quiénes trabajaron para la empresa en el período y con qué salario, porque sobre eso se calcula la prima de la póliza. No es un trámite decorativo: es lo que mantiene cubierto a cada colaborador si le pasa algo trabajando.
El INS trabaja con dos calendarios. El mensual corre del primer al último día de cada mes y se carga solo. El especial permite fechas de corte a la medida, pero hay que registrarlo en diciembre para el año siguiente; si no se registra, la póliza pasa automáticamente a mensual.
Una aclaración que confunde a mucha gente: no se declaran las planillas una por una. Se declara el período cerrado, con todas las planillas que contenga. Si tu empresa paga quincenal, cerrás dos planillas en el mes y presentás una sola declaración con las dos adentro.
Herramienta
¿Tenés lo que el INS pide de cada colaborador?
El reporte del INS no se cae por el formato: se cae porque falta un dato de alguien. Marcá lo que tenés al día en tu planilla y mirá qué te faltaría para declarar.
En MasQuePlanillas estos datos no se pueden dejar en blanco: la ficha del colaborador los exige de entrada. Si hoy los andás buscando en correos y fotocopias, empezá por ahí: Expediente Digital.
Por dónde se cae este reporte
Lo difícil del reporte del INS no es el archivo: es tener el expediente al día
Acá está la trampa de este trámite, y por eso casi nadie la cuenta.
El archivo del INS es sencillo de armar. Lo que cuesta es tener completos los datos de cada persona — porque el INS pide del colaborador cosas que la CCSS no pide. Una empresa que lleva la planilla en hojas de cálculo casi nunca los tiene ordenados: andan en un correo viejo, en una fotocopia del expediente físico, o en la cabeza de quien contrató.
Y esto no aparece cuando la empresa tiene ocho colaboradores. Aparece cuando tiene ochenta, o cuando entra gente nueva todos los meses.
En MasQuePlanillas ese dato no puede quedar en blanco. La ficha del colaborador pide de entrada lo que el INS exige, y varios campos vienen con valor predeterminado para los casos comunes. Por eso el reporte del INS sale completo desde el primer mes — no porque alguien se acordó de llenarlo, sino porque el sistema no deja guardar sin él.
Lo que recibís
El reporte se lee; el TXT se sube
Son dos cosas distintas y conviene no confundirlas, porque hacen trabajos distintos.
El reporte del INS
Muy parecido al reporte tradicional de la CCSS: la planilla del período con cada colaborador y su salario, en pantalla, en PDF y en Excel. Sirve para revisar antes de declarar, para archivar y para responderle a quien pregunte qué se reportó.
El archivo TXT
Es lo que entra a RT Virtual. Sale del mismo cierre mensual, listo para subir. Nunca se sube el reporte: se sube el TXT.
Un solo cierre mensual, dos salidas. La de leer y la de declarar.
Regla del INS
El trabajador nuevo se incluye antes de empezar, no al cerrar la planilla
Cuando entra alguien nuevo, el INS pide una inclusión provisional en RT Virtual antes de que la persona inicie labores. No es un trámite de la planilla del mes: es lo que hace que quede cubierta desde su primer día de trabajo, y no desde que se presente la planilla.
Igual que la inclusión adelantada de la CCSS, no es una limitación de ningún sistema de planillas: es una regla del asegurador, y protege al colaborador. Después, cuando abra el período, la persona se reporta en la planilla con la misma identificación con la que se incluyó.
Te lo decimos de frente porque es de esos detalles que solo se aprenden cuando ya pasó: alguien se accidenta la primera semana y aparece la pregunta de si estaba cubierto.
La inclusión provisional es lo que hace que el colaborador esté cubierto desde su primer día en la obra o en la planta.
Lo que dice la ley
Por qué la póliza es obligatoria y qué pasa si la planilla no se presenta
El seguro de riesgos del trabajo no es opcional. El Código de Trabajo lo declara obligatorio, universal y forzoso para todo patrono con trabajadores asalariados, en su artículo 201, dentro del régimen del Título IV reformado por la Ley N.º 6727. El artículo 195 define qué cuenta como riesgo del trabajo y el 214 fija las obligaciones del patrono.
El plazo para presentar la planilla es de 10 días hábiles contados desde la fecha de corte del período, según el inciso ch) del artículo 214 — y así lo repiten las Condiciones Generales del seguro.
Y acá está lo que más sorprende al patrono que se atrasa: si la planilla no llega en el plazo, el INS no se queda esperando. Sustituye la no presentación tomando los datos de la última planilla registrada y factura sobre eso. Dicho claro: si no declarás, te facturan igual — con los números del mes pasado.
Operar sin póliza es más caro todavía. Además de multas, la ley contempla el cierre temporal del negocio o la suspensión de la obra, y la subrogación: el patrono le reembolsa al INS la totalidad de las prestaciones que le haya dado al trabajador no asegurado.
Cómo se calcula lo que se paga. La prima es el monto asegurado por la tarifa, y la tarifa depende de la actividad económica de la empresa según el manual tarifario del INS — no es un porcentaje único para todos. Hay una prima mínima por recibo, y fraccionar el pago tiene recargo: 8 % semestral, 11 % trimestral.
- Código de Trabajo · Art. 195
- Art. 201
- Art. 214 inc. ch)
- Ley N.º 6727
- Condiciones Generales RT · Cláusulas 34 y 35
Quién paga la póliza. La póliza de riesgos del trabajo la paga íntegramente el patrono. A diferencia de la cuota de la CCSS o del aporte al Banco Popular, no se le rebaja nada al colaborador por este seguro. No aparece en su columna de deducciones porque no le corresponde.
Comparativa
Presentar la planilla del INS: antes y después
Digitar en RT Virtual trabajador por trabajador se lleva la mañana, y el dato que falta siempre aparece a mitad de camino. Con el archivo, la declaración sale del mismo cierre mensual.
Qué pasa
Digitando en RT Virtual
Con MasQuePlanillas
Armar la planilla del período
Digitando en RT VirtualTrabajador por trabajador, en pantalla
Con MasQuePlanillasSale del cierre mensual, con todas sus planillas
Datos del colaborador
Digitando en RT VirtualSe buscan en correos y fotocopias
Con MasQuePlanillasYa viven en el expediente
Presentar
Digitando en RT VirtualSe digita todo dentro del sistema
Con MasQuePlanillasSe sube el TXT y se declara
Si falta un dato
Digitando en RT VirtualSe descubre a mitad de la digitación
Con MasQuePlanillasSe ve antes, en el reporte
El reporte para archivar
Digitando en RT VirtualHay que armarlo aparte
Con MasQuePlanillasSale en pantalla, PDF y Excel
Cierre del mes
Digitando en RT VirtualUn trámite más que hacer a mano
Con MasQuePlanillasUna salida más del mismo cierre mensual
Preguntas frecuentes
Lo que más se pregunta sobre la planilla del INS
¿Qué es RT Virtual?+
Es el sistema en línea del INS donde el patrono presenta la planilla de riesgos del trabajo de cada período. Es, para el INS, el equivalente de lo que la Oficina Virtual es para la CCSS.
¿Cuál es el plazo para presentar la planilla del INS?+
Diez días hábiles contados desde la fecha de corte del período, según el inciso ch) del artículo 214 del Código de Trabajo. El plazo es el mismo tanto si tu póliza está en calendario mensual como en calendario especial.
¿Qué pasa si no presento la planilla del INS a tiempo?+
El INS no se queda esperando: sustituye la no presentación tomando los datos de la última planilla registrada y factura sobre esos números. Es decir, se factura igual —con la planilla del mes anterior—, aunque tu planilla real haya cambiado.
¿Es obligatoria la póliza de riesgos del trabajo?+
Sí. El artículo 201 del Código de Trabajo la declara obligatoria, universal y forzosa para todo patrono con trabajadores asalariados, dentro del régimen de la Ley N.º 6727.
¿Quién paga la póliza de riesgos del trabajo?+
La paga íntegramente el patrono. No se le rebaja nada al colaborador por este seguro: a diferencia de la cuota de la CCSS, no aparece en su columna de deducciones.
¿Cómo se calcula la prima del seguro de riesgos del trabajo?+
Es el monto asegurado multiplicado por la tarifa, y la tarifa depende de la actividad económica de la empresa según el manual tarifario del INS. Existe una prima mínima por recibo, y fraccionar el pago en semestres o trimestres tiene recargo.
¿Qué pasa si tengo trabajadores sin póliza de riesgos del trabajo?+
Además de multas, la ley contempla el cierre temporal del negocio o la suspensión de la obra. Y opera la subrogación: el patrono debe reembolsarle al INS la totalidad de las prestaciones que le haya brindado al trabajador no asegurado.
¿Se puede subir un archivo a RT Virtual o hay que digitar todo?+
Se puede subir un archivo TXT con la planilla del período. MasQuePlanillas lo genera desde el mismo cierre mensual, listo para subir — y aparte entrega el reporte en pantalla, PDF y Excel para revisar y archivar.
¿Cómo se incluye a un trabajador nuevo en el INS?+
Con una inclusión provisional en RT Virtual, presentada antes de que la persona inicie labores, para que quede cubierta desde su primer día. Después se reporta en la planilla del período con la misma identificación.
¿El calendario de planillas del INS es siempre mensual?+
No necesariamente. El calendario mensual es el que se carga por defecto, pero existe un calendario especial con fechas de corte a la medida, que hay que registrar en diciembre para el año siguiente. Si no se registra, la póliza pasa automáticamente a mensual.
Cerrá el mes una vez. El INS y la Caja salen de ahí.
Te mostramos con tu propia planilla cómo sale el reporte del INS, cómo queda el TXT listo para RT Virtual, y cómo se conecta con la declaración de la CCSS.
Solicitar demo gratisInformación de referencia sobre la normativa costarricense vigente a agosto de 2026. Las tarifas, primas mínimas y condiciones del seguro las fija el INS y pueden variar. Consultá la Ley N.º 6727 sobre Riesgos del Trabajo y el portal de RT Virtual del INS para el detalle oficial y las condiciones de tu póliza.