Posiciones y largos exactos
Cada dato ocupa un lugar y un largo definidos dentro del archivo. No hay campo libre.
Declaración a la CCSS · SICERE
Reporte SICERE automático: dejá de modificar empleados uno por uno
Todo lo que antes se metía a mano —salarios, incapacidades, permisos sin goce, inclusiones y exclusiones— sube en un solo archivo. MasQuePlanillas genera el TXT desde el mes que ya cerraste, y el SICERE lo lee completo.
El archivo que recibe el SICERE
La planilla ahora se declara subiendo un archivo TXT al SICERE
La CCSS recibe la planilla del mes en un archivo de texto plano. Un solo archivo lleva a todos los colaboradores de la empresa: identificación, salario reportado y las novedades del período. Se sube a la Oficina Virtual y el SICERE lo lee completo, de una vez.
Ese archivo es exigente. Cada dato ocupa una posición y un largo definidos, las identificaciones tienen que ser válidas —cédula nacional, o número de asegurado para quien no la tenga—, las fechas van estructuradas y lo que pasó en el mes con cada colaborador se reporta con códigos, no con palabras. Un carácter fuera de lugar y el archivo no sirve.
MasQuePlanillas genera ese archivo desde la planilla que ya cerraste. No hay que exportar a Excel, acomodar columnas ni armar el formato a mano: el TXT sale del mismo cierre mensual, con los datos que ya están en el sistema.
Identificaciones válidas
Cédula nacional para quien la tiene; número de asegurado para todos los demás. Cada tipo va donde corresponde.
Fechas estructuradas
Ingresos, salidas e incapacidades se reportan con la fecha en el formato exacto que el SICERE espera.
Códigos de novedad
Lo que ocurrió en el mes con cada colaborador viaja como código, no como texto escrito a mano.
Es la frase que más escuchamos: «tardamos hasta tres días modificando empleados». Porque la planilla también se puede digitar a mano en la Oficina Virtual, uno por uno, en la sección Modificar Empleado: salarios, incapacidades, permisos sin goce, inclusiones y exclusiones. Es el camino lento — y el que introduce los errores que no venían de la planilla, sino de haberla vuelto a escribir: una cédula con un dígito de más, un trabajador que entró el día 12 y quedó con el mes completo, una incapacidad sin sus días.
El sistema detrás de la planilla
Qué es el SICERE y qué significa presentar la planilla
El SICERE es el Sistema Centralizado de Recaudación de la Caja Costarricense de Seguro Social: la plataforma donde se concentra el cobro de las cuotas obrero-patronales de todo el país. La Oficina Virtual de la CCSS es la ventanilla por la que el patrono llega a él — ahí presenta la planilla, consulta su factura y reporta los movimientos de sus trabajadores.
Presentar la planilla en el SICERE significa reportar, mes a mes, quién trabajó para la empresa, con qué salario y con qué novedades. Sobre esos datos la CCSS emite la factura de las cuotas.
La ley no deja margen de interpretación sobre qué se reporta. El artículo 3 de la Ley Constitutiva de la CCSS es explícito: el monto de las cuotas se calcula sobre el total de las remuneraciones que bajo cualquier denominación se paguen. La Procuraduría lo confirmó en el dictamen C-169-2016 — es obligación del patrono reportar el cien por ciento de los ingresos que se le pagan al colaborador. Reportar de menos no es una omisión menor: es un incumplimiento.
Quién paga qué. La cuota obrero-patronal tiene dos partes y no se mezclan. Una se le rebaja al colaborador de su salario y la otra la paga la empresa además del salario. Son dos columnas distintas, con porcentajes distintos, y así se reportan al SICERE. La calculadora de abajo las muestra separadas justamente por eso.
Herramienta
Calculadora patronal CCSS: cuánto se le rebaja al colaborador y cuánto paga la empresa
Escribí un salario bruto mensual y mirá las dos columnas de la cuota obrero-patronal por separado, rubro por rubro, con los porcentajes vigentes desde el 1 de enero de 2026.
₡
Se le rebaja al colaborador
Seguro de Enfermedad y Maternidad (SEM)5,50 %₡ 41.250,00
Invalidez, Vejez y Muerte (IVM)4,33 %₡ 32.475,00
Banco Popular1,00 %₡ 7.500,00
Total rebajado10,83 %₡ 81.225,00
Lo paga la empresa, además del salario
Seguro de Enfermedad y Maternidad (SEM)9,25 %₡ 69.375,00
Invalidez, Vejez y Muerte (IVM)5,58 %₡ 41.850,00
Banco Popular0,25 %₡ 1.875,00
Asignaciones Familiares (FODESAF)5,00 %₡ 37.500,00
IMAS0,50 %₡ 3.750,00
INA1,50 %₡ 11.250,00
Banco Popular — Ley de Protección al Trabajador0,25 %₡ 1.875,00
Fondo de Capitalización Laboral1,50 %₡ 11.250,00
Régimen Obligatorio de Pensiones3,00 %₡ 22.500,00
Total patronal26,83 %₡ 201.225,00
Costo mensual del colaborador para la empresa
₡ 951.225,00
Salario bruto más el 26,83 % de cuota patronal.
Vigencia. Estos porcentajes rigen desde el 1 de enero de 2026. El IVM subió ese día 0,16 puntos para cada parte y volverá a subir el 1 de enero de 2029, según el esquema escalonado aprobado por la Junta Directiva de la CCSS.
Lo que esta calculadora no incluye. La póliza de riesgos del trabajo del INS —que paga íntegramente el patrono y cuya tarifa depende de la actividad económica— y la retención del impuesto sobre el salario, que se le rebaja al colaborador cuando supera el mínimo exento. Ninguna de las dos viaja en el reporte del SICERE.
Un detalle que conviene saber. La calculadora publicada por la CCSS en su sitio está fechada en enero de 2020 y todavía muestra el IVM anterior. Quien la use hoy va a obtener un monto distinto al que le factura el SICERE.
Antes de generar el archivo
El borrador del reporte SICERE: se corrige antes de generar el archivo TXT
Acá está la diferencia entre generar un archivo y presentar una planilla tranquilo.
Cuando cerrás la planilla del mes, MasQuePlanillas no te entrega el archivo de una vez. Primero te muestra un borrador del reporte del SICERE con todo lo que va a salir: cada colaborador, su identificación, su salario reportado y sus novedades del mes.
Sobre ese borrador el sistema hace las validaciones. Si algo no cumple con lo que el SICERE espera recibir —una identificación que no calza, una fecha fuera de estructura, un dato que falta— aparece señalado antes de que exista el archivo.
Y lo importante: el error se corrige ahí mismo, en el borrador. No hay que regresar a rehacer la planilla ni descartar un archivo ya generado. Se arregla lo señalado y entonces sí se exporta el TXT.
El resultado es que el archivo que subís a la Oficina Virtual ya nació limpio.
Y sí: el SICERE todavía te deja una última oportunidad de modificar en su portal lo que acabás de subir con el TXT, antes de confirmar la presentación. Lo mejor de los dos mundos — el archivo hace el trabajo pesado y vos conservás el control del último paso.
Se revisa antes
El borrador muestra exactamente lo que va a contener el archivo, colaborador por colaborador.
Se corrige en el borrador
Lo señalado se arregla en el mismo paso. Sin rehacer la planilla ni botar un archivo ya generado.
Y hasta entonces, el TXT
El archivo se exporta cuando el borrador está limpio, no antes.
El sistema señala lo que no cumple el formato. La decisión de qué corregir y cómo sigue siendo tuya. Vos ponés el criterio, el archivo sale solo.
Los dos caminos
Subí el archivo TXT al SICERE, o digitá con el reporte de siempre
No hay filtro por tamaño de empresa. Para subir el archivo, el patrono autoriza ante la CCSS a la persona que va a presentar la declaración. Pueden ser varias personas, cada una con su propio login. Eso es todo lo que se necesita.
Y MasQuePlanillas no cambió una cosa por la otra. El archivo TXT es lo nuevo; el reporte tradicional sigue disponible igual que siempre, para quien prefiera digitar o para revisar contra lo que se subió.
El TXT del reporte SICERE
Ya validado sobre el borrador y listo para subir a la Oficina Virtual de la CCSS. Del cierre de planilla al archivo — y Modificar Empleado queda opcional, porque todo ya subió.
El reporte de siempre, en pantalla, PDF y Excel
Con lo que hay que escribir en Modificar Empleado: salarios, incapacidades, permisos sin goce, inclusiones y exclusiones. Sigue habiendo digitación, pero ya no hay que buscar el dato — está armado y validado. Se digita leyendo, no calculando.
En los dos casos la planilla se cierra una sola vez y el reporte sale de ahí. Lo que cambia es el formato de salida, no el trabajo.
Regla de la CCSS
Por qué la inclusión adelantada se sigue haciendo a mano
Cuando entra un colaborador nuevo, la inclusión adelantada se hace en la Oficina Virtual de la CCSS, con el usuario de la empresa. No es una limitación de MasQuePlanillas ni de ningún sistema de planillas: es una regla de la CCSS, y tiene una buena razón — así el colaborador queda asegurado desde el primer momento de su contrato, sin esperar a que cierre la planilla del mes.
MasQuePlanillas también reporta esa inclusión dentro del archivo, con su código. Pero el archivo no reemplaza el trámite: al subir el TXT, lo que va reportado tiene que calzar con la inclusión que ya se hizo. Si no calzan, la declaración no cuadra.
Te lo decimos de frente porque es el detalle que nadie explica y el que hace fallar una primera declaración.
Para quien lleva más de una planilla
Si declarás ante la CCSS por varias empresas, cada una lleva su propio archivo
La CCSS pide que cada empresa autorice a las personas que van a presentar su declaración. En la práctica esa persona —un contador, un despacho, el encargado de planillas de un grupo— suele estar autorizada por varias empresas a la vez.
En MasQuePlanillas cada empresa es su propia cédula y su propia planilla. Nada se cruza entre una y otra, y cada una exporta su propio archivo: cambiás de empresa dentro del sistema, sin volver a entrar, y generás la declaración que corresponde.
Así lo pide la CCSS y así trabaja el sistema. Una cédula, una planilla, un archivo.
Lo que dice la ley
Qué obliga a presentar la planilla ante la CCSS, y qué pasa si no se presenta
El aseguramiento no es opcional ni negociable. El artículo 3 de la Ley Constitutiva de la CCSS lo dice sin rodeos: las coberturas del Seguro Social y el ingreso al mismo son obligatorias para todos los trabajadores que perciban sueldo o salario. Y la base de cálculo es el total de las remuneraciones, bajo cualquier denominación.
La ventana de presentación abre el 26 del mes que se declara. Si la planilla se presenta con archivo TXT, cierra el tercer día hábil del mes siguiente. Si se digita en la Oficina Virtual, hay un día más: hasta el cuarto día hábil.
Sí, leíste bien — por archivo hay un día menos. Vale la pena saberlo desde ahora y cerrar la planilla con margen, en vez de descubrirlo un tercer día hábil a las cinco de la tarde.
El pago de la factura es otra cosa, y ahí no hay fecha única: la CCSS le asigna a cada patrono la suya, y aparece en la Oficina Virtual. Conviene revisarla ahí en lugar de asumirla.
Quedar moroso con la CCSS no se queda en el atraso. Por el artículo 74 de la misma ley, un patrono moroso no puede participar en contratación pública —estar al día es requisito de admisibilidad—, no puede obtener permisos, concesiones ni licencias de la Administración Pública, no puede inscribir documentos en registros públicos y pierde el acceso a incentivos fiscales. Además, el incumplimiento en seguridad social es causal de resolución de los contratos con el Estado.
Y en el extremo, la ley contempla el cierre del negocio por mora en el pago de las cuotas, regulado a partir del artículo 48 inciso b).
- Ley N.º 17 · Art. 3
- Art. 44
- Art. 48 inc. b)
- Art. 74
- Sección VI · Arts. 44 a 56
- Dictamen PGR C-169-2016
El Fondo de Capitalización Laboral también viaja en la planilla del SICERE, dentro de la cuota patronal. Su uso y su liquidación al colaborador se explican en la página de liquidaciones. La planilla de riesgos del trabajo del INS se presenta aparte, en RT Virtual.
Comparativa
Presentar la planilla al SICERE: antes y después
Digitar en Modificar Empleado se lleva días y deja pasar errores que nadie ve hasta que el SICERE los rechaza. Con el archivo, la declaración sale del mismo cierre de planilla.
Qué pasa
Digitando a mano
Con MasQuePlanillas
Modificar Empleado
Digitando a manoUno por uno, pantalla por pantalla
Con MasQuePlanillasQueda opcional: todo ya subió
Del cálculo a la declaración
Digitando a manoSe exporta, se acomoda y se vuelve a escribir
Con MasQuePlanillasEl archivo sale del mismo cierre mensual
Errores de formato
Digitando a manoAparecen cuando el SICERE los rechaza
Con MasQuePlanillasAparecen en el borrador, antes del archivo
Corregir
Digitando a manoRehacer y volver a empezar
Con MasQuePlanillasSe arregla en el borrador y se exporta una vez
Varias empresas
Digitando a manoUn proceso aparte por cada cédula
Con MasQuePlanillasCambiás de empresa sin salir del sistema
Trazabilidad
Digitando a manoLo declarado y la planilla viven separados
Con MasQuePlanillasLa declaración y la planilla son lo mismo
Preguntas frecuentes
Lo que más se pregunta sobre el SICERE
¿Qué es el SICERE?+
Es el Sistema Centralizado de Recaudación de la Caja Costarricense de Seguro Social: la plataforma donde se concentra el cobro de las cuotas obrero-patronales del país. El patrono llega a él por la Oficina Virtual de la CCSS, y ahí presenta su planilla y consulta su factura.
¿Cómo se presenta la planilla de la CCSS?+
Se reporta, por cada colaborador, el salario y las novedades del mes. Se puede hacer subiendo un archivo TXT a la Oficina Virtual, o digitando la información ahí mismo. Sobre lo presentado, la CCSS emite la factura de las cuotas.
¿Quién puede subir el archivo TXT al SICERE?+
Cualquier patrono, sin importar el tamaño de la empresa. El patrono autoriza ante la CCSS a la persona que va a presentar la declaración —pueden ser varias, cada una con su propio login— y esa persona sube el archivo. Si preferís digitar, el reporte tradicional de MasQuePlanillas te entrega la información ya ordenada para Modificar Empleado.
¿Cuánto se paga de cargas sociales en Costa Rica?+
Desde el 1 de enero de 2026, al colaborador se le rebaja un 10,83 % del salario y la empresa aporta un 26,83 % adicional. La calculadora de esta página muestra el desglose rubro por rubro de cada columna.
¿Cuándo se presenta la planilla y cuándo se paga?+
La ventana abre el 26 del mes que se declara. Con archivo TXT cierra el tercer día hábil del mes siguiente; digitando en la Oficina Virtual, el cuarto día hábil. El pago de la factura es aparte y tiene una fecha asignada individualmente a cada patrono, visible en la Oficina Virtual — no es la misma para todos.
¿Qué pasa si la planilla se presenta tarde o quedo moroso?+
La morosidad con la CCSS impide participar en contratación pública, obtener permisos, concesiones o licencias, inscribir documentos en registros públicos y acceder a incentivos fiscales. La ley contempla incluso el cierre del negocio por mora en el pago de las cuotas.
¿Cómo se reportan las entradas y salidas de trabajadores del mes?+
Como movimientos de la planilla del período: en MasQuePlanillas se aplican al cerrar la planilla y viajan en el archivo con su código y sus fechas. Con una salvedad importante: la inclusión adelantada de un colaborador nuevo se hace a mano en la Oficina Virtual de la CCSS, con el usuario de la empresa. Es una regla de la CCSS, no una limitación del sistema: así el colaborador queda asegurado desde el primer momento de su contrato. El archivo también la reporta, pero no sustituye ese trámite — y al subir el TXT lo reportado debe calzar con la inclusión que ya se hizo.
¿Puedo declarar por varias empresas con el mismo usuario?+
Sí. Cada empresa mantiene su propia cédula y su propia declaración, sin que se crucen los datos, y cada una exporta su propio archivo. Cambiás de empresa dentro del sistema, sin volver a entrar, y generás la declaración de la que corresponda — que es exactamente como funciona la autorización ante la CCSS.
¿El Fondo de Capitalización Laboral se reporta por el SICERE?+
Sí. El FCL forma parte de la cuota patronal que viaja en la planilla del SICERE. Cómo se acumula y cómo se liquida al colaborador se explica en la página de liquidaciones.
¿Por qué la calculadora de la CCSS me da un monto distinto?+
La calculadora publicada en el sitio de la CCSS está fechada en enero de 2020 y todavía refleja el porcentaje anterior del IVM, que cambió el 1 de enero de 2026. Los porcentajes de esta página son los vigentes hoy.
Cerrá el mes una vez. El reporte del SICERE sale de ahí.
Te mostramos con tu propia planilla cómo se ve el borrador, qué valida antes de exportar y cómo queda el archivo listo para la Oficina Virtual.
Solicitar demo gratisInformación de referencia sobre la normativa costarricense vigente a agosto de 2026. Los porcentajes de la cuota obrero-patronal rigen desde el 1 de enero de 2026 y pueden variar por acuerdo de la Junta Directiva de la CCSS. Consultá la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y la Oficina Virtual de la CCSS para el detalle oficial y las fechas asignadas a tu empresa.